Smart Working: consigli per rimanere produttivi

A causa dell'attuale situazione di emergenza causata dal virus COVID-19, sempre più dipendenti, insegnanti e studenti sono costretti a lavorare e operare da casa. Il lavoro da remoto è una nuova realtà a cui bisogna abituarsi e per aiutarvi ad affrontare meglio questo cambiamento, vi diamo alcuni consigli per rimanere responsabili, collaborativi e produttivi mentre si lavora da casa.

1) Createvi uno spazio dedicato e delle piccole routine

Quando si lavora in un ufficio, la routine quotidiana del prepararsi e recarsi fisicamente in un altro posto aiuta il cervello a essere pronto per affrontare la giornata. Per questo motivo, quando si lavora da remoto è meglio stabilire uno spazio di lavoro designato, una stanza separata, una scrivania ben organizzata o solo una parte pulita del tavolo della cucina e programmarsi anche delle piccole routine come: fare esercizio fisico, leggere le notizie o preparare il caffè. Sono aspetti che possono aiutarvi a dire al vostro cervello che siete nel posto in cui lavore in maniera produttiva e senza distrazioni.

A proposito di distrazioni: sono una delle maggiori sfide per chi lavora da remoto. Evitate di svolgere attività non lavorative durante l'orario di lavoro, come fare il bucato ad esempio tra una presentazione e l’altra.

2) Restate organizzati

Un semplice elenco di cose da fare può fare la differenza per rimanere organizzato, motivato e produttivo mentre si lavora da casa. Mentre create la vostra lista, pensate sia a grandi obiettivi a lungo termine, come la chiusura di un progetto, sia a piccoli obiettivi, come completare mini-task che portano al grande obiettivo. Controllare l’andamento di questi obiettivi più piccoli vi consente di monitorare i vostri progressi e trarne soddisfazione.

Inoltre, il lavoro sembra molto più fattibile quando non si deve affrontare un solo compito gigantesco.

Utilizzate programmi dedicati per gestire le cose da fare oppure scrivete su un foglio o sul computer il vostro elenco invece di averlo solamente in testa, così non dovrete pensare costantemente alle cose da fare, e il piacere di smarcare le attività dall'elenco vi aiuterà a rimanere motivati.

3) Pianificate qualsiasi attività

Lavorare da casa richiede non solo una precisa organizzazione del lavoro d'ufficio, ma anche programmare le attività non lavorative.

Quando create il vostro planning, prendete in considerazione gli altri impegni della vostra vita e trovate una routine che vi consenta di occuparti anche di quelli. Ad esempio, se avete un bambino, aggiungete alla lista le attività che lo riguardano.

Dopo aver impostato il vostro programma, rendilo visibile ai vostri colleghi con un calendario condiviso. In questo modo sapranno quando siete liberi e quando avete stoppato il lavoro per impegni personali. È anche una buona idea assicurarsi che amici e parenti comprendano il vostro programma e lo rispettino. Stabilite limiti e aspettative facendo loro sapere che lavorare in remoto non significa che siete sempre liberi.

4) Favorite la collaborazione

Lavorare da casa potrebbe sembrare un'esperienza solitaria, in realtà prevede molte interazioni con i colleghi per l’assegnazione dei task, prendere decisioni o discutere di un progetto. Quindi è importante definire metodi per collaborare anche da remoto.

5) Collaborate con le videoconferenze

Parlare faccia a faccia può aiutare la collaborazione, quindi usate le videoconferenze.

L'email può essere un canale efficace per prendere decisioni ufficiali o condividere informazioni, ma le caselle di posta possono intasarsi rapidamente. Se dovete fare una domanda veloce o inviare un aggiornamento rapido al vostro team, le app di chat sono una buona alternativa all'email.

Il brainstorming o le discussioni di solito richiedono un incontro ufficiale. Parlare faccia a faccia può aiutare la collaborazione, quindi prendete in considerazione le videoconferenze per questi momenti. La videoconferenza è anche un ottimo modo per rimanere connesso con il vostro team. Questo può aiutarvi a stare al passo con quello che fanno gli altri, e anche aiutare tutti a mantenere un rapporto che altrimenti potrebbe essere trascurato.